Anteckna

Varje dag måste hållas reda på. Så är det bara. Det är många som vill veta vad man sysslar med på en dag, åtminstone om man är konsult som har uppdrag på ett annat konsultbolag som har flera kunder.

Jag har aldrig hävdat mig vara en organiserad person som har koll exakt på vilket jobb som görs och vad som tar hur lång tid. Det är extremt svårt att ”timeboxa” (vissa uttryck har man ju snappat upp) när man hela tiden drivs i sitt arbete av kommunikation via mail eller IM, telefonen ringer väldigt sällan (tidens tecken?). Det är inte ofta jag vet hela veckan precis vad jag ska jobba med eller ens hela dagen, vissa mål har man ju oftat men det är sällan man vet att de kommer uppta all tid.

Hur har jag då gjort för att ändå få en hyfsad bild av vad jag pysslar med varje dag? Jag pendlar.. Faktum är att det är en faktor. Den andra delen är ett effektivt sätt att notera vad jag gjort, åstadkommit och reflekterat kring.Det effektiva sättet består av två delar; Outlook Journal och testdagbok.

Journal håller koll på de dokument jag varit och roddat i under dagen, vilka kommunikationer som skett i form av mail och mötesbokningar samt mötesanteckningar (egentligen mer av en idealbild, mötesanteckningar ligger inte för mig). Dessa journalposter hjälper mig sedan när jag på färden hem författar ett inlägg i testdagboken.

I min dagbok, jag hävdar att behoven och stilarna är ytterst personliga och inte går att generalisera i en  mall, ingår fyra rubriker; Huvudaktivitet, Sidoaktiviteter, Avvikelser och Övrigt.

De förklarar väl sig ganska bra själva men; Huvudaktivetet beskriver den eller de mest tidskrävande aktiviteterna under dagen, sidoaktiviteter är sådant som haft en viss tidsåtgång men jag utelämnar småsaker, inte bara för att jag snabbt glömmer dem utan även för att de inte kan tidsrapporteras. Rubriken avvikelser använder jag för att notera just sådana, saker som tagit upp tid utanför det normala. Den viktigaste är ändå rubriken övrigt där jag noterar idéer och tankar som dyker upp under tiden jag fyller i och funderar kring de andra rubrikerna eller saker som dykt upp under dagen.

Tidsrapportering blev plötsligt 50% så tidskrävande och ångestfylld och dessutom mer korrekt! Och jag har fått en chans att få ordning på huvudet innan allt trillar bort i glömska. Bara vinster!!